見積・受発注業務をAIで自動化し、処理工数を大幅削減

製造業における見積・受発注業務は、メールや電話で届く注文内容を担当者が手作業でシステムに転記・入力するフローが続いていました。帳票の形式が取引先ごとにバラバラで、データの読み取りと転記に多大な時間がかかるうえ、入力ミスによる確認作業も頻発していました。担当者の業務負荷が高く、繁忙期には処理が追いつかない状況も起きており、「人が手を動かさなくて済む仕組みが欲しい」というご相談をいただきました。

まず現場の受発注フロー全体を可視化し、どの工程に最も工数がかかっているかを特定しました。その上でKITEのAI情報抽出機能を核に、メールや帳票（PDF・Excel）から品番・数量・納期などの発注情報を自動抽出し、社内システムへ自動入力するパイプラインを構築しました。取引先ごとの帳票差異にも対応できるよう学習データを整備し、見積業務においても過去の受注実績と条件を参照したAI補助生成を実装。担当者が最終確認するだけで処理が完結する運用フローを設計しました。

導入後、受発注処理にかかる担当者の手作業が大幅に削減され、入力ミスによる確認・修正作業もほぼなくなりました。繁忙期でも処理が滞ることがなくなり、担当者は顧客対応や折衝など付加価値の高い業務に集中できるようになりました。見積業務においても過去データを活用したAI補助により作成時間が短縮され、業務全体のスループットが向上しています。